There are way too many tools, apps, guides and books TRYING to show you how to organize your day and stay focused…
But instead of adding simplicity to your life, they create MORE chaos with all their fancy charts, sophisticated tools, and software that have a huge learning curve and never get used…
Well, that ends now.
If you really want to:
- Focus on only the MOST important things
- Have a seamless workflow every day
- And have peace of mind knowing everything you’re working on is being taken care of…
Plus be flexible and simple.
All you need is a deep breath of fresh air, a pen (or pencil) and a piece of paper.
I am going to walk you through how I map out my day(s) to focus only on the most important things and leave room for flexibility AND spontaneity, so I can manage multiple clients and businesses while still be able to: work out, surf, hang out with friends and family – every day.
It’s taken me roughly 9 years to develop and perfect this process to make it super simple and adaptive to everyday flow. And the best part is that it takes literally less than 15 minutes to do.
Let’s get started.
Why Your Day Has Chaos
We’ve all been there: living day by day – action after action – feeling like we have no time to stop.
The truth is, you DO have the time.
The reason why you feel like you don’t have time to stop and don’t have extra time for [insert what you want to do here] is because you don’t have your priorities set.
No matter how much you want to negate that fact, I guarantee we can find and reclaim your time if you have clear and ordered priorities.
“But Raul, EVERYTHING is a priority”
That’s what I hear from most business owners…
And even if you are NOT a business owner, if you have multiple responsibilities and wear multiple ‘hats’ for each role you have in life – you may feel the same way.
But know this:
Just because everything needs YOUR attention, doesn’t mean it needs it ALL AT ONCE.
Essentially, you CAN doall these things – even the fun things – IF you simply focus your attention on what’s most important and when it’s most important.
How To Set Your Priorities (the easy way)
The easiest first step to setting your priorities is to write out what roles you play in your life.
You’re a son, daughter, mother, father, husband, wife, employee, entrepreneur, community volunteer etc.
Think high level for now – don’t worry about the details just yet.
For example here are my high-level roles (at the time of this writing):
Son, brother, friend, entrepreneur, Church volunteer.
Now let’s add detail: what responsibilities and areas of your life need your attention?
For me, personally, I need to focus on my health (because if I’m not well, how can I help others), finances, education, and work. Within my work, I focus on multiple projects and businesses that I play different roles in.
So if I were to list out my roles, they would look like this:
Family
Friends
Community
Health
Growth
Business
Finance
What about you?
What are YOUR ROLES?
List them out now.
How To Create Extra Time In Your Day
This next step is one I have developed fairly recently.
In the past, I’ve always been highly regimented on how I structured my day. However, I always hit a wall of frustration when something unexpected comes us or a task takes longer than I planned for, causing my “structured” day to fall apart…
I had to figure out a way where I could be extremely flexible and also accomplish ALL my daily responsibilities.
So that’s when I started designing my day based on only the most important things I needed to accomplish.
I left room for flexibility and I soon found myself being able to move milestones quicker AND have more time.
Here’s how you can do that:
The first step is you are going to look back and reflect on your last week (or month – the more time the better) and write down all of your habits and group them by category.
If that sounds too hard, just write down all the things you normally do each day.
There’s no structure here – just write and let the words flow.
Once you have everything on paper, start circling (or highlight- if you’re a colors person) actions that you can group together or that fit a particular category.
Start taking note of the actions you do daily, every other day, weekly or monthly.
Andvoila! There you have it!
The things you circled into categories are your daily ‘blocks’!
These building ‘blocks’ will allow you to organize your day in ANY way you’d like.
The cool thing here is you can rearrange your ‘block’s multiple ways until you find a daily flow that works FOR YOU. You can test different times to focus on one block and switch things up at your discretion.
Of course, if you have certain times that you have to go to work or pick up the kids – those times stay static but everything else is left up to your design!
I’ve tested EVERY which way for my daily flow – from waking up at 4am consistently for years to rolling out of bed at 8 (didn’t work out so well!). From working out at 5am to working out at 4pm or even 8pm.
Over time, I’ve found what works for me and what I like (and DON’T like).
Here’s my current ‘block’ structure that supports my current roles and responsibilities in my present state in life:
Wake Up
Prayer/Meditation
Review/Plan
Daily Tasks
Support Clients
Build Up (actions that will build tomorrow)
Lift at the gym or surf
Hang out with family, friends or work on creative projects or read/learn something new
Sleep
To recap:
- Each block holds specific habits you do daily
- You can organize your blocks any way you’d like (and test different times)
- Each block is FLEXIBLE. For example, if you finish work early you can do other (fun) things
So what does YOUR day look like? What’s the first version of your daily blocks look like?
Remember, you can always rearrange and try something new tomorrow.
How To Focus On Only The MOST IMPORTANT ACTIONS at the Right Time
First off, if you’ve followed along and actually done these last two exercises, you’ve just jumped MILES ahead of your former self that did not have these two things in place. You’re awesome for doing this for yourself.
All that’s left is essentially writing out what it is you want to do and when you’re going to do it…
And no, I do not mean writing your endless and boring todo list -.-
Most to-do lists are just plain, direction-less, monotone THINGS that ultimately mean nothing. That’s why they usually end up getting longer and never get accomplished!
Here’s how to actually map out the actions that will allow you to accomplish what you want and have you feel happier and less anxious.
On your piece of paper next to your roles, on the right-hand side, write down
FOCUS
Now go down the list of all your roles and ask yourself:
“What am I called to do”
…for every single role.
Do that now.
If you did this correctly you probably wrote down some work-related deadlines but most importantly you wrote down some aspiring goals or milestones you want to achieve.
You probably also wrote down aspirations of the person you want to be for example: i.e. be a better husband, be an amazing mother, be a great friend…
These are now your FOCUS items: the things you are going to focus to DO and BE.
Now next to each focus item (there only should be a few once you realized that your work-related deadline is NOT a focus item) write down HABITS.
Ask yourself – what key habit or habits do you need to do in order to fulfill your focus item.
DO NOT write out a long list of todos – try to focus only on the KEY HABITS that, if done over time, will yield INCREMENTAL returns for your focus items.
Focus only on the KEY HABITS that, if done over time, will yield INCREMENTAL returns
For example:
For my health, I am focusing on lowering my VO2Max fitness age and cut while building muscle. The habits I need to focus on every single day are to make smarter food choices every meal and workout 5-6 times a week.
Notice how I did not list out a specific workout program or fad diet- that’s not a habit. Habits are actions executed consistently over time to create massive progress.
Habits are actions executed consistently over time to create massive progress.
What are the habits that YOU need to focus on? Write those out and then ensure they fit within your daily blocks.
Making Progress
With these things in place, you will notice that your daily actions will consist of regular daily responsibilities and also actions that will help you become or do the things that matter most in your life.
Every day we have is a gift.
By doing this simple exercise and following it, you will be able to make most of this gift.
Do Good Work,
Raul
Cómo Enfocarse y Hacer Las Cosas Más Importantes
Todos.Los.Días.
Existen demasiadas herramientas, aplicaciones, guías y libros TRATANDO de mostrarte cómo organizar tu día y mantenerte enfocado…..
Pero en lugar de agregarle simplicidad a tu vida, te crean MÁS caos con todas sus gráficas elegantes, herramientas sofisticadas y programas que tienen una gran curva de aprendizaje y nunca llegan a usarse……
Bueno, eso termina ahora.
Si tu realmente quieres:
- Enfocarte solo en las cosas MÁS importantes
- Tener un flujo de trabajo continuo todos los días
- Y tener la tranquilidad de saber que todo en lo que estás trabajando está siendo atendido
Además de que sea simple y flexible, todo lo que necesitas es una bocanada de aire fresco, una pluma (o lápiz) y un pedazo de papel.
Voy a encaminarte a través de cómo planeo mi(s) día(s) para centrarme sólo en las cosas más importantes y dejar espacio para la flexibilidad Y la espontaneidad, de manera que yo puedo administrar múltiples clientes y empresas, pero todavía puedo disfrutar de cosas como: entrenar en el gimnasio, surfear, salir con mis amigos y mi familia, todos los días.
Me ha tomado aproximadamente 9 años para desarrollar y perfeccionar este proceso para hacerlo súper simple y adaptable al flujo cotidiano. Y la mejor parte es que toma literalmente menos de 15 minutos para hacerlo.
Empecemos.
Por Qué Tu Día Tiene Caos
Todos hemos estado allí: viviendo el día a día, acción tras acción, sintiendo que no tenemos tiempo para detenernos.
La verdad es que tú TIENES el tiempo.
La razón por la que sientes como si no tuvieras tiempo de detenerte y que no tienes tiempo adicional para (ingresa aquí lo tu quieras), es porque no tienes establecidas tus prioridades.
No importa cuánto quieras negar ese hecho, te garantizo que podemos encontrar y reclamar tu tiempo si tienes prioridades claras y ordenadas.
“Pero Raúl, TODO es una prioridad”
Eso es lo que escucho de la mayoría de propietarios de negocios….
E incluso si tú NO eres un propietario de un negocio, pero tienes múltiples responsabilidades y te pones muchas ‘cachuchas’ por cada rol que tienes en la vida, te puedes sentir de la misma manera.
Pero date cuenta de esto:
El hecho de que todo requiera TU atención, no significa que la requiera TODA AL MISMO TIEMPO.
Esencialmente, tú PUEDES hacer todas estas cosas – incluso las cosas divertidas – SI simplemente enfocastu atención en lo que es más importante y cuándo es más importante.
Cómo Establecer Tus Prioridades
El primer paso más fácil para establecer tus prioridades, es escribir los roles que desempeñas en tu vida.
Tú eres un hijo, hija, madre, padre, esposo, esposa, empleado, empresario, voluntario de la comunidad, etcétera.
Piensa en alto nivel por ahora, no te preocupes por los detalles todavía.
Por ejemplo, estos son mis roles de alto nivel ( al momento de escribir este artículo):
Hijo, hermano, amigo, empresario, voluntario de la iglesia.
Ahora agreguemos detalles: ¿qué responsabilidades o áreas de tu vida necesitan atención?
Para mí, personalmente, necesito enfocarme en mi salud (porque si yo no estoy bien, cómo puedo ayudar a otros), finanzas, educación y trabajo.
Dentro de mi trabajo, me enfoco en múltiples proyectos y negocios en los que cumplo diferentes roles.
Así que si tuviera que enumerar mis roles, se verían de la siguiente manera:
Familia
Amigos
Comunidad
Salud
Crecimiento
Negocio
Finanzas
¿Qué hay de ti?
¿Cuáles son TUS ROLES?
Haz una lista ahora.
Cómo Crear Tiempo Adicional En Tu Día
Este siguiente paso es uno que he desarrollado hace apenas muy poco.
En el pasado, siempre había estado muy regulado en cómo había estructurado mi día. Sin embargo, siempre golpeaba una pared de frustración cuando me llegaba algo inesperado o una tarea demoraba más tiempo del planeado, haciendo que mi día “estructurado” se cayera en pedazos.
Tuve que encontrar una manera en la que yo pudiera ser extremadamente flexible y al mismo tiempo cumplir TODAS mis responsabilidades diarias.
Entonces fue cuando comencé a diseñar mi día basándose en las cosas más importantes que necesitaba lograr.
Dejé espacio para estar flexible y pronto me di cuenta de que podía mover los hitos más rápido Y tener más tiempo.
Enseguida verás cómo puedes hacer eso:
El primer paso es que tú vas a mirar hacia atrás y vas a reflexionar en tu semana pasada (o en tu mes pasado, cuánto más tiempo mejor), anotar todos tus hábitos y agruparlos por categoría.
SI eso suena demasiado difícil, solo escribe todas las cosas que normalmente haces cada día.
No hay ninguna estructura aquí, solamente escribe y deja que las palabras fluyan.
Una vez que ya tengas todo en el papel, comienza a encerrar (o a resaltar con marcador, si eres una persona de usar colores) las acciones que puedas agrupar o que se ajustan a una categoría particular.
Comienza tomando nota de las acciones que realizas diariamente, cada dos días, semanalmente o mensualmente.
¡Y ándale! ¡Ahí lo tienes!
¡Las cosas que encerraste en categorías son tus “bloques” diarios!
Estos “bloques” de construcción te permitirán organizar tu día de CUALQUIER manera que tú quieras.
Lo genial aquí es que tú puedes reorganizar tu bloque de múltiples formas hasta que encuentres un flujo diario que funcione PARA TI. Puedes probar diferentes tiempos para concentrarte en un bloque y cambiar las cosas a tu discreción.
Por supuesto, si tienes ciertos tiempos en que tienes que ir al trabajo o recoger a los niños, esos tiempos permanecen estáticos, no cambian, pero todo lo demás ¡queda a como tú lo diseñas!
Yo he probado TODAS las maneras para mi flujo cotidiano:
- levantarme a las 4 am consistentemente por años
- Levantarme a las 8 am (no funcionó tan bien)
- Entrenar a las 5 am
- Entrenar a las 4 pm o incluso las 8 pm
Con el tiempo he encontrado lo que funciona para mí, y lo que me gusta (y lo que NO me gusta).
Esta es mi estructura de “bloques” actual que apoya mis roles y responsabilidades actuales en mi estado actual de la vida:
Despertar
Oración/Meditación
Repaso/Plan
Tareas diarias
Apoyar a mis clientes
Construir (acciones que construirán un mañana)
Levantar pesas o surfear
Pasar tiempo con mi familia, amigos, o trabajar en proyectos creativos, o leer/ aprender algo nuevo
Dormir
Para recapitular:
- Cada bloque tiene hábitos específicos que haces diariamente.
- Tú puedes reorganizar tus bloques de cualquier manera que tú quieras (y probar diferentes tiempos)
- Cada bloque es FLEXIBLE. Por ejemplo, si terminas tu trabajo temprano, puedes hacer otras cosas divertidas o de entretenimiento.
Entonces, ¿cómo luce TU día? ¿Cómo luce la primera versión de tus bloques diarios?
Recuerda, siempre puedes reorganizar y tratar algo nuevo mañana.
Cómo Concentrarse Sólo En Las ACCIONES MÁS IMPORTANTES En El Momento Correcto
En primer lugar, si tú has seguido y de hecho has realizado estos dos últimos ejercicios, has saltado kilómetros hacia adelante de tu “yo” pasado el cual no tenía estas dos cosas en su lugar. Eres increíble por hacer esto por ti mismo.
Esencialmente todo lo que queda es escribir qué es lo que quieres hacer y cuándo lo vas a hacer….
Y no, no me refiero a escribir tu lista aburrida e interminable de quehaceres -.-
La mayoría de las listas de quehaceres son COSAS monótonas, simples, sin dirección que ultimadamente no significan nada. Es por eso que generalmente terminan tomando más tiempo y nunca se cumplen.
A continuación te indico cómo trazar las acciones que realmente te permitirán lograr lo que quieres y que harán que te sientas más feliz y menos ansioso.
En tu pedazo de papel, enseguida de tus roles, en la parte de lado derecho, escribe:
ENFOQUE
Ahora ve a la lista de todos tu roles y pregúntate:
“¿Qué estoy llamado a hacer”?
……para cada rol individual.
Haz esto ahora.
Si tú hiciste esto correctamente, probablemente anotaste algunas fechas límite relacionadas con el trabajo, pero lo más importante es que anotaste algunas de las metas a las que aspiras o progresos importantes que tú quieres conseguir.
Probablemente también anotaste las aspiraciones de la persona que tú quieres ser, por ejemplo: un mejor esposo, ser una mamá increíble, ser un gran amigo….
Estos son ahora tus puntos de ENFOQUE: las cosas en las que te vas a centrar en SER y HACER.
Ahora, enseguida de cada punto de enfoque (sólo deben aparecer unos cuantos una vez que te hayas dado cuenta que tu fecha límite relacionada con el trabajo NO es un punto de enfoque) anota HÁBITOS.
Pregúntate – qué hábito o hábitos clave necesito hacer para cumplir con mi punto de enfoque.
NO escribas una larga lista de quehaceres – trata de enfocarte solamente en tus HÁBITOS CLAVE que, si los haces con el tiempo, generarán rendimientos INCREMENTALES a tus puntos de enfoque.
Enfócate solamente en los HÁBITOS CLAVE QUE, si los haces con el tiempo, te generarán rendimientos INCREMENTALES.
Por ejemplo:
Para mi salud, yo me estoy enfocando en reducir mi edad fitness VO2 Max y marcar mis músculos al mismo tiempo que construyo mis músculos. Los hábitos en los que debo concentrarme todos los días son en hacer elecciones de alimentos más inteligentes en cada comida y entrenar de 5 a 6 veces por semana.
Ten en cuenta que no mencioné un programa de ejercicios específicos ni una dieta de moda. Eso no es un hábito. Los hábitos son acciones ejecutadas consistentemente con el tiempo para crear un progreso masivo.
Los hábitos son acciones ejecutadas consistentemente con el tiempo para crear un progreso masivo.
¿Cuáles son los hábitos en los que TÚ necesitas enfocarte?
Anótalos y luego asegurate que encajen dentro de tus bloques diarios.
Haciendo Progreso
Con estas cosas en su lugar, notarás que tus acciones diarias consistirán en responsabilidades diarias regulares y también en acciones que te ayudarán a convertirte o a hacer las cosas que más te importan en tu vida.
Cada dia que tenemos es un regalo
Al hacer este simple ejercicio y seguirlo, serás capaz de aprovechar al máximo este regalo.
Do Good Work,
Raul